Administrative Assistant (m/w/d)
Reference: JO-288-2023
دستیار اداری (m/w/d)
مرجع: JO-288-2023
وظایف شما:
• پشتیبانی اداری عمومی: در انجام وظایف اداری روزانه، از جمله، اما نه محدود به تشکیل پرونده، ورود داده ها، مدیریت مکاتبات، و رسیدگی به موقع صندوق ورودی کمک کنید.
• مدیریت دفتر: با نگهداری لوازم اداری (لوازم التحریر و مواد غذایی)، ترتیب دادن جلسات، و هماهنگی رویدادهای اداری، از عملکرد روان دفتر اطمینان حاصل کنید.
• برنامه ریزی و مدیریت تقویم: برنامه های اعضای کلیدی تیم را مدیریت کنید، قرار ملاقات ها را هماهنگ کنید و به برنامه ریزی جلسات با مشتریان و شرکا کمک کنید.
• آماده سازی اسناد: پیش نویس، فرمت، و تصحیح اسناد مانند گزارش ها، ارائه ها و یادداشت ها به هر دو زبان انگلیسی.
• ارتباط: به عنوان یک رابط بین همکاران آلمانی زبان و مخاطبین بین المللی عمل کنید و از ارتباط و تفاهم موثر اطمینان حاصل کنید.
• هماهنگی سفر: در صورت لزوم، برنامه های سفر، از جمله پرواز، اسکان و حمل و نقل را برای کارکنان ترتیب دهید.
• مدیریت پایگاه داده: سوابق دقیق و به روز را حفظ کنید و از سازماندهی کارآمد پایگاه های داده و فایل ها اطمینان حاصل کنید.
• هماهنگی رویداد: در سازماندهی رویدادهای داخلی و خارجی، کنفرانس ها و کارگاه ها در خارج از سایت کمک کنید.
• پشتیبانی مالی: به وظایف مالی اساسی مانند پردازش صورتحساب ها، گزارش هزینه ها و مدیریت پول نقد کمک کنید.
• وظایف Ad-hoc: ارائه کمک در پروژه ها و تکالیف مختلف ad hoc طبق دستور مدیریت.
مشخصات شما:
• مسلط به زبان آلمانی گفتاری و نوشتاری برای برقراری ارتباط موثر با همکاران و مشتریان آلمانی زبان.
• تسلط قوی به زبان انگلیسی برای تعامل با اعضای تیم بین المللی و شرکا.
• مدیریت زمان و توانایی های سازمانی عالی برای انجام کارآمد وظایف متعدد.
• مسلط به مجموعه مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت) و یادگیری راحت برنامه های نرم افزاری جدید.
• مهارتهای ارتباطی عالی
• توانایی همکاری و کار موثر به عنوان بخشی از یک تیم.
• قابل اعتماد، وقت شناس و متعهد به رعایت ضرب الاجل ها.
• تمایل به انطباق با اولویت ها و مسئولیت های در حال تغییر.
Your tasks:
- General Administrative Support: Assist with day-to-day administrative tasks, including but not limited to filing, data entry, managing correspondence, and handling inbox in a timely manner.
- Office Management: Ensure the smooth functioning of the office by maintaining office supplies (stationery and groceries), arranging meetings, and coordinating office events.
- Scheduling and Calendar Management: Manage the schedules of key team members, coordinate appointments, and help schedule meetings with clients and partners.
- Document Preparation: Draft, format, and proofread documents such as reports, presentations, and memos in both
- Communication: Serve as a liaison between German-speaking colleagues and international contacts, ensuring effective communication and understanding.
- Travel Coordination: Arrange travel plans, including flights, accommodation, and transportation for employees when necessary.
- Database Management: Maintain accurate and up-to-date records, ensuring that databases and files are organized efficiently.
- Event Coordination: Assist in organizing internal and external events, conferences, and workshops offsites.
- Financial Support: Assist with basic financial tasks such as processing invoices, expense reports, and petty cash management.
- Ad-hoc Tasks: Provide assistance on various ad-hoc projects and assignments as directed by management.
Your profile:
- Proficient in spoken and written German to effectively communicate with German-speaking colleagues and clients.
- Strong command of English language to interact with international team members and partners.
- Excellent time management and organizational abilities to handle multiple tasks efficiently.
- Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint) and comfortable learning new software applications.
- Excellent Communication Skills
- Ability to collaborate and work effectively as part of a team.
- Dependable, punctual, and committed to meeting deadlines.
- Willingness to adapt to changing priorities and responsibilities.
